Kamis, (16/02/2023) telah dilaksanakan acara “Pengoptimalan dan Penyelarasan Informasi Melalui Rapat Birokrasi dan Administrasi Organisasi Mahasiswa (RASIO) Fakultas Ilmu Komputer Universitas Jember” di ruang Auditorium Fakultas Ilmu Komputer Universitas Jember (Fasilkom Unej) dan melalui Video Conference Zoom Meeting. 

RASIO merupakan agenda tahunan yang dilakukan di awal kepengurusan Unit Kegiatan Mahasiswa maupun Organisasi Mahasiswa (UKM/Ormawa). Acara ini bertujuan untuk meminimalisir kendala administrasi kegiatan yang akan diadakan oleh UKM/Ormawa di Fasilkom Unej. Pada tahun sebelumnya terdapat banyak kendala dalam hal laporan pertanggungjawaban terutama pada bagian keuangan.

Pada acara RASIO kali ini, beberapa materi penting seputar administrasi yang harus diperhatikan oleh UKM/Ormawa Fasilkom Unej dipaparkan secara jelas oleh pihak fakultas. Materi yang ada pada acara ini antara lain materi SOP kesekretariatan yang dipaparkan oleh Bapak R. Nur Rahmat S. Sos, materi seputar SIMAWA atau Sistem Informasi Mahasiswa yang dipaparkan oleh Bapak Muhammad Bustommy Maulana, dan materi seputar SOP keuangan yang dipaparkan oleh Ibu Sapta Wijartrie Ardha,S.P.

Acara yang berlangsung selama kurang lebih 4 jam ini memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh para pengurus UKM/Ormawa Fasilkom Unej dalam menjalankan tugas mereka di periode ini. Terdapat penyampaian materi SOP Kesekretariatan yang membahas mengenai proses pembuatan surat, laporan, serta kebutuhan lain. Terdapat juga penyampaian materi penggunaan SIMAWA yang nantinya digunakan dalam pengajuan kegiatan oleh UKM/Ormawa. Serta penyampaian materi SOP Keuangan yang diharapkan dapat membantu dalam kepengurusan anggaran keuangan.

Terdapat beberapa poin penting yang muncul selama pemaparan materi, salah satunya adalah kepengurusan Laporan Pertanggung Jawaban atau LPJ dan pengajuan anggaran dana sebuah acara.

“Terkait proposal yang kegiatannya menggunakan narasumber maka di dalam proposalnya harus dilampiri surat tugas,” jelas Bapak Anton selaku Dekan Fasilkom dalam sambutannya.

Pak Anton menjelaskan apabila sudah ada surat tugas yang dilampirkan dalam proposal, honorarium dapat segera diajukan sehingga pada saat akan melaksanakan kegiatan sudah bisa mengambil uang muka untuk honorarium.”Perkecil mungkin kegiatan-kegiatan yang ceremonial yang terlalu kaku, lebih pada tujuan prestasi apa yang mau diraih,” tambah Bapak Anton. Maksud dari pernyataan tersebut adalah selain administrasi, kegiatan yang akan diadakan harus dimaksimalkan dengan kegiatan yang berfokus pada prestasi mahasiswa.

Penulis : Tim Penerbitan UKM-Pers BINARY